Hoe communiceer je beter met je offshore ontwikkelteam?
Tegenwoordig is het gebruikelijk voor bedrijven om te werken met een offshore ontwikkelteam, vooral in de software-ontwikkelingsindustrie, om de concurrentie bij te houden en toch binnen hun budget te blijven. Hoewel er talloze voordelen aan offshoring verbonden zijn, is er extra toezicht en aandacht van jouw kant nodig om ervoor te zorgen dat de afstand geen negatieve invloed heeft op de productiviteit van het ontwikkelteam.
De beste manier om hun zorgen te begrijpen en eventuele afstandgerelateerde uitdagingen te overwinnen, is door een sterke communicatie op te bouwen met je offshore ontwikkelteam. In dit artikel lees je een aantal strategieën om beter te communiceren met je team, zodat je eventuele tegenslagen in je bedrijf door een gebrek aan communicatie kunt voorkomen. Meer informatie.
Waarom is effectieve communicatie belangrijk?
Communicatie is een cruciaal onderdeel van het opzetten van een succesvol en productief offshoringteam. Zonder goede communicatie kunnen samenwerking en de kwaliteit van het werk eronder lijden, waardoor het hele team zijn doelen niet kan bereiken. Met goede communicatie kunnen de teams soepel werken en uiteindelijk vertrouwen opbouwen tussen de teamleden. Het zal daarom hun betrokkenheid bij het werk en hun efficiëntie als team verbeteren.
- Statistieken tonen aan dat veel werknemers mislukking op het werk wijten aan ineffectieve communicatie.
- Een bedrijf kan aanzienlijk lijden onder slechte communicatie, wat kan leiden tot dure fouten en een daling van de productiviteit en efficiëntie.
- Onafgewerkt werk, ontevreden klanten en ondermaats presterende werknemers zijn het resultaat van communicatiestoornissen.
- Voor bedrijven kan dit verlies van inkomsten, tijd en reputatie betekenen.
- Effectieve en voortdurende communicatie tussen de onshore en offshore ontwikkelteams is cruciaal om deze mislukkingen te voorkomen.
Communicatiestrategieën voor je offshore team
Je hebt in het bovenstaande gedeelte gelezen over het belang van effectieve communicatie. Om ervoor te zorgen dat je offshore ontwikkelteam effectief samenwerkt, moet je dus een aantal effectieve communicatiestrategieën bedenken. In dit gedeelte geven we je een paar tips om je daarbij te helpen.
- Maak werkinstructies duidelijk en beknopt
- Prioriteit geven aan dagelijkse/wekelijkse communicatie
- Gebruik samenwerkingstools verstandig
- Wees heel voorzichtig met de conversatietoon
- Maak optimaal gebruik van het tijdsverschil
- Je team op afstand volledig accepteren
1. Maak werkinstructies duidelijk en beknopt
De eerste tip is om je werkinstructies duidelijk en gemakkelijk te volgen te maken voor de leden. Zorg ervoor dat je instructies geen ruimte laten voor verkeerde interpretaties, want dat kan leiden tot werkfouten. Soms kan het herstellen van dergelijke fouten duur en tijdrovend zijn.
De beste manier om dit te voorkomen is door de verwachtingen voor elke taak vast te leggen in een standaardwerkwijze (SOP). Het zal hen helpen om misverstanden of verwarring te voorkomen. Zo’n werkprotocol bespaart hen ook het gedoe van heen en weer e-mailen.
2. Prioriteit geven aan dagelijkse/wekelijkse communicatie
Succes in projectmanagement vereist consistente communicatie met je team. Dit zorgt ervoor dat er geen miscommunicatie is en dat iedereen het eens is. Organiseer regelmatig teamvergaderingen en onderhoud dagelijks open communicatielijnen om ervoor te zorgen dat problemen of vragen snel worden opgelost. Om ervoor te zorgen dat iedereen op elk moment bereikbaar is, moet je ervoor zorgen dat je communicatiekanalen betrouwbaar en veilig zijn.
3. Maak verstandig gebruik van samenwerkingstools
Soms vindt het team het gebruik van meerdere platforms om dagelijks te communiceren een beetje overweldigend om bij te houden. In dergelijke gevallen kun je het beste elk communicatieplatform een doel geven.
Gebruik bijvoorbeeld e-mails om met klanten te communiceren, Slack voor voortgangsupdates van projecten en Skype alleen voor vergaderingen. Je moet alle details communiceren naar je offshore ontwikkelaars, ongeacht hoe je taken toewijst aan verschillende kanalen. Aan jou de keuze wat voor jou het beste werkt.
4. Wees heel voorzichtig met de conversatietoon
Meestal wordt sms gebruikt om te communiceren met je offshore ontwikkelaars. Je bericht kan overkomen als strikt informatief en de ontvanger kan het anders interpreteren. Het kan tot op zekere hoogte worden vermeden door dingen duidelijk te zeggen, sarcasme te vermijden en af en toe emoji’s te gebruiken.
Kies waar mogelijk voor audio- en videogesprekken; dit is alleen al omdat je de gezichtsuitdrukkingen van de ander kunt lezen en je communicatiestijl daarop kunt afstemmen. Elkaar observeren en naar elkaar luisteren verhoogt de productiviteit. In deze modus leer je je team beter kennen en communiceer je op een meer oprechte manier. Het opbouwen van de relatie die je wilt als je zij aan zij werkt, wordt mogelijk gemaakt door verschillende kleine dingen.
5. Maak optimaal gebruik van het tijdsverschil
Soms weten het interne team en je toegewijde offshore ontwikkelaars wel hoe ze moeten communiceren, maar weten ze niet wanneer ze dat moeten doen. Er zijn talloze strategieën om de problematische obstakels die het tijdsverschil met zich meebrengt te omzeilen. Je moet een schema vinden dat overlapt met dat van je ontwikkelteam en dan moet je het werk dienovereenkomstig plannen.
6. Accepteer je team op afstand volledig
Door de mensen in je team op afstand persoonlijk te leren kennen, kun je de communicatie nog verder verbeteren. Hoe goed klanten samenwerken met het team op afstand is een succesfactor die succesvolle projecten onderscheidt van de rest. Door moeite te doen om teamleden op afstand te leren kennen en de missie van het bedrijf te delen, kun je een efficiënte werkrelatie ontwikkelen met een toegewijd ontwikkelingsteam.
- Zoals je bekend bent met elk detail van je interne team, zou je ook bekend moeten zijn met de geschiedenis, interesses, hobby’s en gewoonten van je offshore team. Op de lange termijn zal het ongetwijfeld helpen.
- Ervoor zorgen dat de interne communicatie over de groei van het bedrijf altijd het offshore ontwikkelteam omvat.
- Ongeacht hun locatie willen externe teams zich uiteindelijk verbonden voelen met de missie van het bedrijf.
- Zorg ervoor dat het managementteam van je bedrijf en je offshore ontwikkelaars goed met elkaar kunnen opschieten.
- Presenteer jezelf vervolgens als een medewerker in plaats van een tactische klant door opbouwende kritiek te geven.
Dit zijn de zes beste strategieën die je kunt gebruiken om beter te communiceren met je offshore ontwikkelteam. Zoals je weet, kan het succes van je bedrijf sterk afhangen van hoe efficiënt je met hen kunt samenwerken. Als er effectief wordt gecommuniceerd, is er transparantie, een sterke basis van vertrouwen en wederzijds begrip met het team. Dit zal leiden tot een succesvolle, langdurige zakelijke relatie waar beide partijen van zullen profiteren.
Interessante links:
Bekijk enkele methoden om de communicatie met teams op afstand te verbeteren
8 Tips om effectief samen te werken met een Offshore ontwikkelteam
Foto’s: Canvas
De auteur: Sascha Thattil werkt bij Software-Developer-India.com, een onderdeel van de YUHIRO Group. YUHIRO is een Duits-Indiase onderneming die programmeurs levert aan IT-bedrijven, agentschappen en IT-afdelingen.