Hoe verschillende tijdzones beheren in softwareontwikkeling?

Hoe verschillende tijdzones beheren in softwareontwikkeling?

Een uitdaging als het gaat om Offshore of Nearshore Outsourcing, is het tijdsverschil. Als het bij jou 16:00 uur is, is het op een andere plek een heel andere tijd.

In het artikel enkele tips voor het managen van ontwikkelaars in verschillende tijdzones in de wereld.

1) Houd rekening met tijdzones

Het eerste dat u moet erkennen als u met ontwikkelaars uit andere landen werkt, is het verschil in tijdzones.

Deze erkenning is er niet altijd, omdat sommige klanten ervan uitgaan dat de ontwikkelaars op de offshore-locaties op dezelfde tijden werken als het lokale team.

In feite is de werktijd op de meeste plaatsen over de hele wereld 09:00 uur tot 18:00 uur. Met sommige plaatsen, die misschien om 08:00 uur beginnen of om 19:00 uur eindigen.

Maar vroeger, of later, wordt niet echt gewaardeerd. Of het nu een ontwikkelaar is in de Oekraïne, in India, in Duitsland of in de VS. Iedereen wil zijn eigen tijd hebben met familie, vrienden of gewoon ’s middags thuis ontspannen.

2) Hoe vergaderingen te plannen, naar het voorbeeld van India, Duitsland, de VS, enz.

Stel dat u met India werkt.

Van tijd tot tijd kunnen mensen klaar zijn om eerder te beginnen of laat te werken, tot 21:00 uur. Met dit in het achterhoofd, hier enkele tijdsuggesties, wanneer vergaderingen moeten worden gepland.

Duitsland – makkelijk

De tijdsoverlap is hier erg goed. Als het 10.00 uur is in Duitsland, dan is het 13.30 uur in India. Vergaderingen kunnen dus plaatsvinden tussen 10.00 uur Duitse tijd, tot 15.00 uur Duitse tijd. Dat is ongeveer 5 uur tijd overlap. Dat zou meer dan genoeg moeten zijn om samen te werken.

VK – makkelijk

De tijdoverlap is een uur korter dan voor Duitsland.

Dat betekent dat als het 10.00 uur is in het VK, het dan 14.30 uur is in India. Toch is de tijdoverlap ongeveer 4 uur. Dat is nog genoeg tijd om uit te wisselen over de vereisten voor softwareontwikkeling.

Japan – makkelijk

Duitsland is 3 en een half uur in het verleden van India. En Japan is 3 en een half uur in de toekomst met betrekking tot India.

Dus als het in Japan 10:00 uur is, is het in India 06:30 uur, dus 3 en een half uur eerder. Dus om vergaderingen te houden, moeten ze tussen 12:30 uur in Japan en 18:00 uur in Japan plaatsvinden.

Dat is een overlap van 5 en een half uur. Dat is genoeg tijd om de IT-vereisten te bespreken.

VAE, Golfstaten – tijdsverschil geen probleem

Het tijdsverschil met het subcontinent is slechts 2 en een half uur. Het is dus niet erg zorgwekkend.

Australië – meer tijdzones, eenvoudig, beheer nodig

Australië heeft 5 tijdzones. Daarom moeten het bedrijf in Australië en het team in Zuid-Azië eens kijken naar het tijdsverschil.

Hier het overzicht, wanneer het 10:00 uur is in India:

• Het zal 11.30 uur zijn op de Kersteilanden (AUS) , de overlap is aanzienlijk
• Het is 12.30 uur in Perth (AUS) , nog steeds belangrijk. Vergaderen kan tussen 12:30 uur Australische tijd, tot 18:00 uur
• Het is 14:00 uur Adelaide (AU) . Vergaderingen kunnen plaatsvinden tussen 14:00 en 18:00 uur, Australische tijd
• Het zal 15.30 uur zijn Kingston (AUS) . Bijeenkomsten van 15.30 uur tot 18.00 uur. De tijdoverlap is iets minder, namelijk 2 en een half uur per dag.

VS – meer tijdzones, makkelijk tot gemiddeld, goed tijdbeheer nodig

Voor India is de VS de grootste markt. De meeste klanten zitten daar. Maar het is ook de tijdzone voor de wereldmarkt met de grootste uitdaging.

Het heeft 7 tijdzones.

Vergaderingen moeten in India vroeg in de ochtend of ’s avonds plaatsvinden.

Hier het overzicht:

• Los Angeles, Californië (aan de meest linkse kant van de VS op de wereldkaart): Het tijdsverschil is 12 en een half uur. Dus de enige tijd voor een vergadering is om 8:00 uur (bijvoorbeeld vandaag) in Los Angeles, terwijl het 20:30 uur is (bijvoorbeeld vandaag) in India. De bijeenkomst kan duren van 8:00 uur (tijd in Los Angeles) tot 09:30 uur (tijd in Los Angeles). Dagelijks is er dus een overlap van anderhalf uur. Er is dus een strak tijdbeheer nodig om efficiënt te zijn. Want daarna is de ontwikkelaar in India mogelijk niet meteen beschikbaar.
• New York (aan de rechterkant van de VS op de wereldkaart): Het tijdsverschil is 9 en een half uur. Dus de tijd voor een vergadering kan zijn tussen 08:00 uur (bijv. vandaag) in New York, tot 11.30 uur tijd in New York (bijv. vandaag), dwz de overeenkomstige tijd voor India zou van 17:30 uur tot 21:00 uur zijn: 00 pm (tijd in India), wat beter beheersbaar is, dan de tijd in Los Angeles
• Alle plaatsen tussen Los Angeles en New York: Vergaderingen moeten plaatsvinden tussen 8:00 uur (Tijd in de VS) en 11:30 uur (Tijd in de VS), afhankelijk van de specifieke tijdzone.

Vooral Los Angeles kan een uitdaging zijn. Want er zijn maar anderhalf uur. Aan de andere kant. LA is een van de grootste afnemers van IT-diensten, aangezien daar de grote IT-bedrijven ter wereld zijn gevestigd.

Grote IT-bedrijven in India werken in ploegendienst, waarbij de ontwikkelaars werken van 20:30 uur (avond, tijd in India), tot 04:00 uur of 05:00 uur (ochtend, tijd in India). Maar dit is een praktijk die vaker voorkomt bij grote IT-bedrijven. De meeste kleine tot middelgrote bedrijven bieden die mogelijkheid niet. Als goede ontwikkelaars willen ze misschien niet op dat soort vreemde uren werken.

3) Vermijd 22:00 uur tot 07:00 uur

Overal ter wereld wordt van 22:00 uur tot 07:00 uur als slaaptijd of vrije tijd beschouwd.

Daarom is het altijd het beste om die werkuren voor ontwikkelaars te vermijden, of ze nu in de VS, in het VK, in India of in China zijn of (vul een ander land in).

4) Deel de last van vroeg komen of laat gaan

Om te laten zien dat de tijd van elk individueel teamlid over de hele wereld wordt gewaardeerd, moet de last van te laat komen of te laat komen worden gedeeld.

Zo zou een van de ontwikkelaars in India op één dag in de week kunnen besluiten om tot 22.30 uur ’s avonds te blijven. Het zou dus makkelijker zijn voor het teamlid in bijvoorbeeld Californië, zodat ze normale uren zouden kunnen werken en op een vast tijdstip om 09:00 uur op kantoor zouden kunnen komen.

Op een andere dag van de week zou het teamlid in Californië kunnen besluiten om ’s ochtends om 06:00 uur naar kantoor te komen, zodat de ontwikkelaar in India om 18:00 uur op de normale werkuren kan gaan.

5) Vermijd zeer late en zeer vroege vergaderingen

Hoewel van sommige mensen kan worden gevraagd om laat op te blijven of heel vroeg op te staan. Wees eerlijk tegen jezelf. Je wilt niet zo vroeg komen of zo laat opblijven.

Probeer deze praktijk dus maximaal te vermijden.

Plan de vergaderingen in op de respectievelijke overlapmomenten, vermeld in punt 2 van dit artikel.

6) Deelnemen aan de vergadering vanuit huis toestaan

Als de vergaderingen heel vroeg of heel laat plaatsvinden, zou het een grote hulp zijn als de ontwikkelaar vanuit huis aan de vergadering kan deelnemen.

Thuis is de internetverbinding misschien niet zo goed. Dus maximaal een spraakoproep of chats zou mogelijk zijn. Maar meestal wordt het delen van schermen of iets dergelijks mogelijk niet ondersteund wanneer de ontwikkelaars vanuit zijn of haar huis meedoen.

7) Vermijd onmiddellijke reactieverzoeken

Iedereen heeft hier ervaring mee. Iemand vraagt onmiddellijk om iets en men moet op de een of andere manier klauteren om het antwoord te geven.

Vooral wanneer er niet zoveel overlap is, moet het worden vermeden om onmiddellijke reacties te vragen. Tenzij het is zoals de VAE, Duitsland en India. Mogelijk is er voldoende tijd beschikbaar. Dat is niet het geval in het tijdsverschil tussen Los Angeles en India. Om een antwoord te krijgen, moet u mogelijk de volgende dag wachten.

Als het iets dringends is, probeer dan de vergadering een dag van tevoren te plannen.

8) Controleer op zomertijd

In India is de kloktijd altijd hetzelfde.

In andere landen is er echter twee keer per jaar een verschuiving in tijden. Waar de klok een uur is opgeschoven.

Voor Duitsland verandert de tijd eind maart van het jaar, daarna verandert het tijdsverschil met India van 4 en een half uur naar 3 en een half uur.

Dit is belangrijk om te overwegen, omdat de vergadertijden dienovereenkomstig veranderen.

Dus als het niet wordt overwogen, kan een feest een uur te laat of een uur te vroeg zijn, afhankelijk van waar de persoon zit.

Behalve Duitsland zijn er nog andere landen die deze praktijk wel hebben.

Google daarom altijd “zomertijd + land” om de landspecifieke praktijken met betrekking tot dit te vinden.

9) Houd rekening met feestdagen

Het is goed om voor beide landen een vakantielijstje op te stellen. Zodat elke groep (in India en in Duitsland) een overzicht heeft wanneer mensen met verlof gaan.

In Kerala, een staat in India, is de belangrijkste feestdag Onam, waar de meesten waarschijnlijk niets van weten. Kerst en Pasen daarentegen zijn vanzelfsprekend.

Elke regio in de wereld heeft andere feestdagen. Noteer ze.

10) Gebruik wandklokken en online tools

Verschillende wandklokken, die de tijd weergeven in Los Angeles, Tokyo, Berlijn en New Delhi, zijn nog steeds de beste manier om een eenvoudig en snel overzicht te hebben om te weten, waar, welke tijd momenteel is.

Er zijn ook gratis online tijdzonecalculators, die handig kunnen zijn bij het plannen van vergaderingen.

11) Zorg ervoor dat u voor uw gezondheid zorgt

Gezond blijven zou een prioriteit moeten zijn voor elk individu in het team, of ze nu in India zijn of ergens anders in de wereld.

Er moet een bewuste inspanning zijn om het gezondheidsniveau hoog te houden. Vooral door te erkennen dat tijdzones een uitdaging zijn en niet zomaar moeten worden doorgegeven aan het Offshore of Nearshore team.

12) Vermijd micromanagement

Vooral bij creatieve taken, zoals softwareontwikkeling, heeft het geen zin om te micromanagen.

Het is beter om de ontwikkelaars de ruimte te geven. Vooral als je ze niet vanaf de andere kant van het bureau ziet.

13) Overcommuniceer indien nodig (vooral in het begin)

Het is belangrijk om te communiceren, wanneer iemand werkt, wanneer iemand op vakantie gaat, etc. Niet iedereen in het team heeft die informatie mogelijk direct beschikbaar. Ze zouden zich dus kunnen afvragen waarom Rakesh niet op het bureau zat, terwijl het woensdag was, terwijl hij die dag in feite één dag verlof had genomen.

Dit zal helpen om vertrouwen op te bouwen.

14) Gebruik de juiste tools

Tegenwoordig zijn er veel gratis en betaalde tools om te gebruiken, om over de hele wereld samen te werken.

Dit zijn:

• a) Skype (videobellen)
• b) Slack (online chatten, taakbeheer, “online waterkoeler”
• c) TeamViewer (scherm delen)
• d) Basecamp (projectmanagement)
• e) Google Docs, Google Spreadsheets (online samenwerken aan documenten)
• f) Google Drive (eenvoudig bestanden delen)
• g) Dropbox (grote bestanden delen)
• h) GIT
• i) JIRA (softwareprojectbeheertool)

Sommige van deze tools hebben ingebouwde mogelijkheden om met tijdzoneverschillen om te gaan. Vooral Google Agenda kan nuttig zijn.

Conclusie

Tijdzoneverschil hoeft geen groot gedoe te zijn. Ze kunnen worden beheerd.

Het enige is “KEN UW OVERLAP-UREN” en vergader dienovereenkomstig.

Voorkom dat individuele teams, bijvoorbeeld die in India of China, worden belast met de volle lading van vroeg of laat komen.

Dit zal leiden tot productievere teams over de hele wereld.

Interessante links:
Hoe om te gaan met tijdzoneverschillen in uitbestede projecten
Tijdsverschil in offshore teams

Foto’s: Canvas

De auteur: Sascha Thattil werkt bij Software-Developer-India.com, een onderdeel van de YUHIRO Group. YUHIRO is een Duits-Indiase onderneming die programmeurs levert aan IT-bedrijven, agentschappen en IT-afdelingen.